Documentazione informatica obbligatoria - Art. 2215-bis
Art. 2215-bis del Codice Civile: libri obbligatori in formato digitale, con firma digitale e marcatura temporale annuali, efficacia probatoria.
I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici. Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge. Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all'atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma . I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile . Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni .
Testo in vigore al .
Fonte: Normattiva — Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (normattiva.it), riprodotto con licenza CC BY 4.0.
Cosa dice, in parole semplici
Le imprese possono formare e tenere i libri contabili obbligatori (come il libro giornale e l'inventario) con strumenti informatici, anziché cartacei. Le registrazioni così effettuate costituiscono informazione primaria e originale; il titolare deve mettere a disposizione i mezzi per consultarle in qualsiasi momento.
La legge prevede che i libri cartacei devono essere numerati progressivamente e vidimati (bollati) da un notaio o dal registro imprese. Con la tenuta informatica, questi obblighi si assolvono apponendo almeno una volta all'anno una firma digitale e una marcatura temporale su tutto il libro. Se in un anno non vengono fatte registrazioni, la firma e la marcatura si appongono al momento della prima nuova registrazione, e da lì decorre l'anno successivo.
I libri tenuti in formato digitale secondo queste regole hanno la stessa efficacia probatoria dei libri cartacei prevista dagli articoli 2709 e 2710 del codice civile (fanno piena prova fino a querela di falso tra imprenditori). Per i libri fiscali, i tempi di marcatura seguono le norme specifiche sulla conservazione digitale.
Quando si applica
- Un imprenditore decide di tenere il libro giornale solo in formato digitale, senza bollatura cartacea.
- Un'azienda dopo un anno senza registrazioni riprende l'attività e deve applicare la marcatura temporale alla prima nuova registrazione.
- Un revisore chiede di consultare le scritture contabili digitali e l'imprenditore deve garantire l'accesso immediato con i propri mezzi.
- Un imprenditore stampa una copia cartacea del libro digitale per uso legale: la copia è riproduzione dell'informazione originale, ma l'originale è il file firmato.
Cosa questo articolo non dice
- Non regola la conservazione sostitutiva o la distruzione dei documenti cartacei originali (materia del Codice dell'amministrazione digitale).
- Non permette di omettere la firma digitale e la marcatura temporale annuale.
- Non si applica ai libri e registri la cui tenuta è solo facoltativa (es. corrispondenza commerciale non obbligatoria).
- Non sostituisce le norme specifiche per i libri fiscali in materia di conservazione digitale, che hanno termini propri.
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