Conservazione scritture contabili dieci anni - Art. 2220
L'art. 2220 c.c. impone di conservare scritture contabili, fatture, lettere e telegrammi per dieci anni dall'ultima registrazione, anche in digitale.
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti .
Testo in vigore al .
Fonte: Normattiva — Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (normattiva.it), riprodotto con licenza CC BY 4.0.
Cosa dice, in parole semplici
Questa norma stabilisce l'obbligo per l'imprenditore di conservare la documentazione contabile e la corrispondenza d'affari per un periodo determinato. Il termine di dieci anni decorre dal momento in cui viene effettuata l'ultima registrazione sul documento o sul registro.
L'obbligo riguarda non soltanto i libri contabili obbligatori, ma si estende espressamente alle fatture, alle lettere e ai telegrammi ricevuti, nonché alle copie di quelli spediti.
I documenti non devono necessariamente essere conservati in formato cartaceo. È permessa la conservazione su supporti di immagini o informatici, a condizione che le riproduzioni corrispondano esattamente agli originali e siano consultabili in ogni momento tramite gli strumenti messi a disposizione da chi gestisce l'archivio.
Quando si applica
- Un cliente richiede la copia di una fattura emessa in passato per effettuare un controllo contabile.
- Un'azienda deve esibire la corrispondenza commerciale e i telegrammi inviati durante un'ispezione.
- Una società intende eliminare l'archivio cartaceo e digitalizzare tutte le fatture ricevute negli anni precedenti.
Cosa questo articolo non dice
- La conservazione dei documenti personali o sanitari dei privati cittadini, che non rientrano nella contabilita d'impresa.
- I termini di prescrizione dei crediti o delle sanzioni fiscali, disciplinati da altre disposizioni di legge.
- La gestione e la conservazione delle buste paga dei lavoratori dipendenti, regolate dalla normativa sul lavoro.
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